Relaciones
RELACIONES
Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información.
El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.
Para definir relaciones entre tablas:
Hay que tener en cuenta que los campos que vamos a relacionar se van a denominar igual, y los tipos de datos de dichos campos son iguales.
Una vez que hemos decidido dichas relaciones, se debe de elegirla opción Relaciones. Seguidamente, nos aparecerá la ventana de Relaciones, junto con un listado de tablas y consultas, de las que agregaremos las que vayamos a relacionar mediante el botón AGREGAR.
Las relaciones entre campos, se efectúan arrastrando un campo de una tabla hacia el campo que vamos a relacionar de otra tabla. Cuando hallamos arrastrado el campo, nos aparecerá una pantalla donde podremos definir el “tipo de combinación” que queremos crear:
Si en la relación exigimos “integridad referencial” Microsoft Access impide agregar, realizar cambios o eliminar un registro en la tabla relacionada si no existe el registro en la tabla principal.
Además si exigimos integridad referencial, tenemos la posibilidad de elegir entre:
-Actualizar en cascada los campos relacionados
-Eliminar en cascada los registros relacionados
Por cada relación que efectuemos nos aparecerá una línea uniendo los campos relacionados.
A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones
diferentes:
Relación uno a varios
La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación,
un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un
registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
Relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la
mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla.
Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para
aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo
se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que
registre los empleados acogidos a un determinado plan de jubilación.
Relación varios a varios
La relación de varios a varios es el tipo de relación menos común. En este tipo de
relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B
y viceversa.