Archivo:  Un archivo es un elemento de información conformado por un conjunto de registros. Estos registros a su vez están compuestos por una serie de caracteres o bytes. Actualmente las organizaciones están utilizando bases de datos para generar resultados o para compartir dicha información con otros sistemas. Sin embargo, los principales componentes de las bases de datos son los archivos. Las formas en las cuales pueden organizarse los archivos, son archivos secuenciales o archivos directos. En los archivos secuenciales los registros están almacenados en una secuencia que dependen de algún criterio definido.

 

Registro: Es una colección de campos (atributos) FILA EN EXCELL Un registro, es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

 

Campo: Unidad básica de una base de datos. COLUMNA EN EXCELL

Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargáremos en dicho campo, esta puede ser:

a.- Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

b.- Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

c.- Numérico: para introducir números

d.- Fecha / Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

e.- Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

f.- Autonúmerico.- en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

g.- Sí / No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Si / No, verdadero / Falso, etc. h.- Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

1.- Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

j.- Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.