Apunte Access

ACCESS

 

Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específicos. Así, se pueden utilizar BASES DE DATOS  para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales.

Las Bases de Datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las TABLAS, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse RELACIONES entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una “Consulta”, “Formulario” o “Informe”.

Las CONSULTAS se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas.

Por otro lado, los FORMULARIOS permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario.

Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.

 

Todos los elementos anteriores (y algunos más, como Macros y Módulos) están organizados en Access en la ventana Base de Datos.

  

TABLA:

Una Tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, y la Base de Datos resultará más eficiente, al tiempo que se reducirá el riesgo de errores en la entrada de datos.

Para crear una tabla, deberemos utilizar la opción de crear una tabla, y en particular, si utilizamos la opción de CREAR EN VISTA DISEÑO, tendremos la posibilidad de personalizar los campos o datos de los que se va a componer cada registro o ficha de la base de datos, así como que tipo de datos vamos a introducir en cada campo.

En las tablas los datos están organizados en filas (denominadas registros) y columnas (denominados campos). Esta organización se visualiza en la vista Hoja de datos.

 CLAVE PRIMARIA O PRINCIPAL:

Una clave principal consta de uno o más campos cuyo valor o valores identifican de manera única a cada registro de una tabla. Las claves principales se utilizan cuando se necesita hacer referencia a registros específicos de una tabla de Base de Datos desde otra tabla. En la VISTA DISEÑO de una tabla el campo CLAVE, viene identificado por una

llave , mientras que en la VISTA DE DATOS, el nombre del campo viene resaltado con negrita.

Una clave secundaria  es una columna (o combinación de columnas) que contiene un valor que hace referencia a una fila de otra tabla (en algunos casos puede ser la misma tabla).

Por ejemplo, tenemos dos tablas, la de alumnos y la de cursos, en la tabla de alumnos pondríamos una columna curso: para saber en qué curso está matriculado el alumno, la columna curso en la tabla de alumnos es clave secundaria, mientras que la columna código de la tabla de cursos será clave primaria.

Una tabla tiene una única clave primaria. Una tabla puede contener cero o más claves secundarias.

Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla puede contener un valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en la columna.

Cuando se define una columna como clave secundaria, las filas de la tabla pueden contener en esa columna o bien el valor nulo, o bien un valor que existe en la otra tabla. Eso es lo que se denomina integridad referencial que consiste en que los datos que referencian otros (clave secundaria) deben ser correctos.

 

Lo lógico es pensar antes de crear la tabla si queremos crear un campo clave, y en caso de ser así que campo vamos a definir como campo clave y qué tipo de dato va a contener.

Los campos claves no se pueden repetir, es decir que dos registros no pueden tener el mismo campo clave. En caso de que esto sucediese, no aparecería una pantalla indicando que hemos cometido un error al introducir los datos. Además, al no poder repetirse valores de los campos claves, tenemos la ventaja de que cada registro lo podemos identificar por su campo clave, y también que la velocidad de transferencia y búsqueda de datos es más rápida y con menos coste de memoria.

A la hora de trabajar con campos, lo que nos interesa es saber que tipo de datos vamos a introducir en ellos, o si nos interesa elegir un campo que sea una especie de identificador principal de cada registro, o como poder ordenar, eliminar o añadir campos o registros. Paro lo cual, tendremos que conocer que tipo de datos podemos introducir en cada uno de los campos, y definirlos o modificarlos en VISTA DISEÑO.

 

TIPOS DE CAMPOS:

Cuando vamos a crear una tabla de datos, es muy importante que para cada campo utilicemos el formato de datos adecuado. Ya que por ejemplo, si queremos utilizar un campo para el DNI, de los alumnos, dado que dicho dato está compuesto por una cadena alfanumérica de ocho o diez dígitos, lo conveniente es que dicho campo lo definamos con el tipo de dato texto. Además, si limitamos la longitud de dicho campo a 10 dígitos, posiblemente al introducir muchos datos ahorremos memoria y por tanto aumentará la velocidad de consulta de datos.

 

Los tipos de datos que podemos utilizar son los siguientes:

 

ü  Texto. Cuando se almacena texto o combinaciones de texto y números, o números con los que no se van a realizar cálculos, como códigos postales. Se puede definir el número máximo de caracteres que pueden introducirse.

ü  Memo. Cuando se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas.

ü  Numérico. Cuando se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto (para operaciones monetarias suele utilizar el tipo Moneda). Para utilizar el tipo de numero a emplear se utiliza la propiedad tamaño del campo, en la cual podemos definir ENTERO, DOBLE, BYTE, ETC.

ü  Fecha/Hora. Cuando se utiliza para almacenar fechas y horas. Se puede seleccionar el formato de apariencia de la fecha en la tabla, de entre los diversos tipos de formato que podemos seleccionar en la opción formato.

ü  Moneda. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.

ü  Autonumérico. Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de una unidad) o números aleatorios insertados automáticamente cuando se agrega un registro.

ü  Si/No. Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.

ü  Objeto Ole. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados o incrustados en una tabla de Access.

ü  Hipervínculo. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página Web.

 

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS DE LAS TABLAS

 

Podemos personalizar, algunas propiedades de cada campo de una tabla, mediante

la ventana de diálogo de PROPIEDADES, del campo, cuando estamos en vista diseño, y

tenemos seleccionado un campo.

Estas propiedades cambiarán dependiendo del tipo de datos que contenga el campo

que queremos modificar.

 

Por ejemplo, si el tipo de dato es texto, podemos definir la longitud del campo (que al escoger la mínima, ahorraremos memoria), también podremos definir mediante un asistente, una MASCARA de entrada, para los teléfonos o para el código postal, que impedirá que introduzcamos teléfonos o códigos de longitud, distinta de la real y nos aparecerán en un formato determinado, y que también podemos personalizar, teniendo en

cuenta las siguientes reglas:

 

0 Dígito (0 a 9, imprescindible, sin signo.

# Dígito o espacio en blanco, permite signo.

9 Dígito o espacio en blanco, sin signo.

L Letra (A-Z, entrada requerida).

? Letra (A-Z, entrada opcional).

A Letra o dígito, requerido.

a Letra o dígito, opcional.

& Cualquier carácter o espacio, requerido.

C Cualquier carácter o espacio, opcional.

,.;:-/ Caracteres separadores de posición decimal, separadores de miles, fecha y hora.

< Pasa todos los caracteres que vengan a continuación a minúsculas.

> Pasa todos los caracteres que vengan a continuación a mayúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda, en lugar de izquierda a derecha. Útil cuando los caracteres de la izquierda SON los opcionales.

\ Hace que el carácter que sigue a continuación se muestre tal cual, obligatorio.

;0 Colocado al final de la máscara, obliga a Access a guardar los símbolos usados como parte del campo.

 

O también podremos imponer una regla de validación, que nos permitirá delimitar

el tipo de entrada. Pudiendo en este caso definir un texto de validación en caso de error.

 

 

FORMULARIOS:

Los formularios son un objeto de Access que se utiliza para la manipulación y visualización de tablas y consultas, y también se utiliza para crear un entorno personalizado de la base de datos que interrelaciona varios objetos. Mediante los formularios tenemos la posibilidad de acceder a datos de varias tablas y/o consultas, insertar objetos relacionados o no con la base de datos (como subformularios o botones de acción), y sobre todo nos permite personalizar la visualización y manipulación de datos.

La creación de formularios complejos requiere un cierto grado de experiencia en la

creación y manipulación de bases de datos. Sin embargo, debido a que mediante el asistente para la creación de formularios tenemos la posibilidad de elegir entre diversos modelos; podemos elegir uno de ellos. Y seguidamente personalizar algunos elementos, que conforme vayamos adquiriendo experiencia, nos vayamos familiarizando con las herramientas de configuración, y nos vayan surgiendo necesidades de personalización, iremos mejorando estos diseños, por ejemplo, de elementos gráficos o de texto que hayan sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, elementos decorativos, como texto explicativo, logotipos de la empresa, líneas y demás objetos de dibujo, etc.

 

            INFORMES:

            Con ACCESS   tenemos una herramienta   mediante la cual con una base de     datos somos capaces de obtener y gestionar  abundante         información, así como de      conseguir una presentación en pantalla cómoda y             efectiva.

            Sin embargo, en muchas ocasiones necesitamos obtener esta información en    forma impresa, es decir en papel, y es para lo que vamos a utilizar los Informes.

            Al igual que en los formularios podemos construir los Informes mediante asistente,

            y posteriormente personalizarlos en Vista Diseño, mediante las propiedades del Informe u objetos, la utilización de controles o las barrar de herramientas.

           

            Si utilizamos el Asistente para la construcción de Informes basados en tablas y/o

            Consultas, la primera pantalla que nos aparecerá será similar a la de la    construcción de un Formulario con Asistente:

 

            Una de las cuestiones fundamentales es Configurar la página, márgenes,           encabezado, etc. Que en otro tipo de objetos de Access no es tan fundamental.        Para configurar la página, basta con seleccionar la opción Configurar Página del            menú Archivo, y personalicemos la configuración.

            Para personalizar los Formularios basta con que tengamos en cuenta las            indicaciones .Sin embargo, hay que tener en cuenta que existen algunas          diferencias como:

 

            ? Además del encabezado del Informe, existe un encabezado de página.

            ? En las propiedades tenemos también opciones disponibles como: Encabezado

            de Página, Pie de página, Mantener junto el grupo (por columnas o por páginas),           Mosaico de imágenes, páginas de las imágenes, Forzar nueva página o nueva fila     por columna.

 

            Las Macros:

            Una macro es un conjunto de una o más acciones que lo podemos denominar con

            un nombre y nos ayuda a automatizar tareas. Aunque habitualmente se utilizan Macros simples, para agilizar la funcionalidad de la base de datos, como por       ejemplo macros que nos imprimar un informen, o que nos abran un formulario,        también se utilizan macros con         muchas ordenes para ejecutar tareas             complejas.

            Conviene conocer la lista de acciones mas comunes utilizadas en las macros, así

            como su descripción:

 

            ACCIÓN                                             DESCRIPCIÓN

            CancelarEvento                 Cancela el evento que activó la macro.

            Cerrar                                 Cierra el objeto, con opciones de guardar los cambios.

            CopiarObjeto                      Copia o reproduce el objeto.

            CuadroMsj                             Muestra un Cuadro de diálogo de Windows, indicando                                                       un mensaje, con un icono, sonido y botones estándar.

            DesplazarTamaño                  Cambia la posición y tamaño del objeto.

            DetenerMacro                         Termina la macro.

            DetenerTodasMacros             Termina la ejecución de todas las macros.

            Eco                                       Establece si deben de aparecer los mensajes de las                                                            macros.

            EjecutarAplicación                  Ejecuta un programa..

            EjecutarCódigo                      Ejecuta un procedimiento o módulo.

            EjecutarComando                 Ejecuta un comando de un menú de Access.

            EjecutarMacro                    Ejecuta una macro. Cuando termine continúa con la                                                                       macro.

            EjecutarSQL                      Ejecuta una consulta SQL.

            EliminarObjeto                   Elimina un objeto.

            EnviarObjeto                     Envía por correo.

            EnviarTeclas                  Simula la pulsación de teclas y ejecuta las acciones que                                                           se deriven de dicha acción.

            EstablecerAdvertencias             Indica si mostrar mensajes de confirmación ante                                                                      acciones.

            EstablecerElementoDelMenú     Activa, desactiva, bloquea o desbloquea una                                                                            opción de un menú.

            EstablecerValor                         Establece el valor contenido en un control de un                                                                       formulario o informe.

            Guardar                                   Guarda el objeto.

            Imprimir                                   Imprime el objeto.

            IrAControl                              Lleva el enfoque a un control determinado.

            IrAPágina                     Lleva el enfoque al primer control de la página especificada.

            IrARegistro                    Lleva el enfoque a un registro indicado.

            Maximizar                      Maximiza la ventana.

            Minimizar                       Minimiza la ventana.

            MostrarBarraDeHerramientas       Muestra u oculta la barra de herramientas.

            MostrarTodosRegistros       Elimina los filtros aplicados y muestra todos los                                                                    registros.

            NuevaConsulta                    Efectúa una consulta.

            RelojDeArena                Cambia el aspecto del cursor del ratón a un reloj de arena.

            RepintarObjeto              Vuelve a Repintar el objeto en pantalla.

            Restaurar                      Restaura ventana.

            SalidaHacia                   Exporta datos de un objeto de la base de datos a formato

                                                   RTF u otro formato.

            Salir                                Sale de Microsoft Access.

            SeleccionarObjeto          Permite activar objeto para ejecutar otra acción.

            TransferirBaseDatos      Permite importar o exportar objetos de bases de datos, así

                                                   como vincular tablas con bases de datos externas.

            TransferirHojaCálculo    Importa, exporta o vincula datos de una hoja de cálculo de

                                                    Excel.

            TransferirTexto               Importa, exporta o vincula los datos de un fichero de texto.

 

            Además conviene tener en cuenta que cada acción de una macro tiene asociadas

            una serie de tareas que podemos modificar en las propiedades de la parte inferior          de la ventana. Por ejemplo, si la acción, define abrir un Formulario, las           propiedades o tareas asociadas son:

            Además de poder crear una gran cantidad de macros, también tenemos la

            posibilidad de utilizarlas asociadas a multitud de objetos, y también asociadas a eventos de los objetos, dotando así la base de datos de un cierto carácter automatización y de personalización, y facilitando su utilización a usuarios menos          expertos.

 

            Módulos:

            Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar           funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access           mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben        en el lenguaje de programación Visual Basic for Applications (VBA). Un módulo es             una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan       juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo     estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo        general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el             informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar        aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de             clase no.

 

INDICE

Los índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma más rápida. Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro, para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice. Se pueden crear índices basados en un campo único o en campos múltiples. Los índices de campo único no permiten entradas duplicadas en el campo indexado.

 

BUSQUEDA DE INFORMACION

Cuando se trabaja con Bases de Datos muy extensas, resulta crucial disponer de herramientas que permitan localizar rápidamente datos específicos o conjuntos de datos dentro de todo el volumen e información disponible.

Por otro lado, a menudo interesa filtrar los datos de una tabla para dejar a la vista sólo aquellos que satisfacen determinados criterios. Access dispone de herramientas estándar para la búsqueda de información, así como de una potente maquinaria para definir y aplicar filtros simples y complejos.

 

Utilizando expresiones en la confección de los filtros se puede llegar a definir un conjunto de criterios que permitan aislar exactamente aquellos elementos de información en los que se está interesado en cada ocasión.

   

Para lo cual utilizaremos la opción BUSCAR Y REEMPLAZAR

 Uso de caracteres comodín en búsquedas

Los caracteres comodín se utilizan como sustitutos de otros caracteres variables

desconocidas, y se utilizan en los casos siguientes:

ü  Sólo se conoce parte del valor.

ü  Se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coincidan con un modelo.

ü  Se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar, y también en consultas o expresiones para localizar valores de campos o registros.

 

* Sustituye un número indeterminado de caracteres de cualquier tipo. Puede ser utilizado como el primero o el último carácter de una cadena.

? Sustituye cualquier carácter alfabético individual.

[] Sustituye cualquier carácter individual especificado entre los corchetes. Por ejemplo, con la cadena de búsqueda M[ai]l se localizarían palabras como Mal o Mil, pero no Mol.

! Sustituye cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes. Por ejemplo, con [Mail] se localizaría Mol, pero no Mal ni Mil.

- Sustituye cualquier carácter del intervalo especificado entre corchetes. El intervalo se ha de especificar en orden ascendente (A a Z). Así, con r[a-e]ma se localizarían términos como rama o rema, pero no rima.

# Sustituye cualquier número individual, Por ejemplo, con 9#9 se localizarían números como 909, o 989.

 

 FILTROS

 

Los filtros permiten recuperar un subconjunto de registros de una tabla (o consulta) para visualizar o modificar dichos datos. Los filtros son más fáciles de utilizar que las consultas, aunque también tiene más limitaciones. No obstante, si no necesita seleccionar las tablas filtrar, realizar cálculos con los registros seleccionados ni seleccionar los campos que han de presentarse como resultado de la selección, puede utilizar un filtro.

 

• Filtrar por entrada consiste en pulsar con el botón secundario, una vez en un campo de la hoja de datos (o formulario) y escribir en el cuadro Filtrar por del menú contextual el valor exacto que se desea localizar en ese campo, o una expresión cuyo resultado desea usar como criterios.
• Filtrar por selección, consiste en seleccionar directamente en la hoja de datos (o formulario) la totalidad o parte de un valor y pulsar en el botón Filtro por selección en la barra de herramientas, para que sean seleccionados todos los registros que tengan el valor seleccionado.
• Filtrar excluyendo la selección, consiste en seleccionar la totalidad o parte de un valor en la hoja de datos (o formulario) y pulsar en el botón Filtro excluyendo la selección en el menú contextual, para localizar todos los registros que no contengan el valor seleccionado.
• Filtrar por formulario, consiste en especificar el valor o valores que se están buscando en una vista de la hoja de datos (o formulario) con campos en blanco (en lugar de datos). Especifique el valor que desea localizar escribiéndolo directamente en el campo apropiado
• Filtro u orden avanzado, se utiliza para aplicar criterios de filtro y/u orden de registros.